FEC: cos'è il file delle scritture contabili e come richiederlo a un cliente

Che cos'è il FEC

Il FEC, Fichier des Écritures Comptables, è l'esportazione informatica di tutte le scritture contabili di un esercizio, in un formato unico e standardizzato definito dall'amministrazione fiscale francese. Non è un documento che il commercialista redige: è un'estrazione automatica generata dal software contabile, pensata per essere leggibile senza ambiguità da un ispettore, indipendentemente dal programma usato dall'azienda.

L'obbligo riguarda ogni impresa francese soggetta all'imposta sulle società (IS) o all'imposta sul reddito nella categoria dei redditi professionali (IR), a partire dal momento in cui tiene una contabilità informatizzata — il che, di fatto, significa quasi tutte le aziende oggi. Il FEC non si invia spontaneamente ogni anno: diventa esigibile solo quando l'amministrazione lo richiede, tipicamente in caso di verifica fiscale.

Quando lo studio deve procurarselo

Per uno studio che segue clienti francesi, la richiesta del FEC emerge quasi sempre in due situazioni ben distinte, con urgenze molto diverse.

• Verifica fiscale del cliente: l'amministrazione notifica un controllo e chiede il FEC dell'esercizio in questione. Il termine di consegna è breve — spesso una quindicina di giorni — e un ritardo o un file non conforme può essere interpretato come un ostacolo al controllo, con conseguenze pesanti.
• Ripresa di una pratica da un altro studio: quando un nuovo cliente arriva con una contabilità già avviata altrove, il FEC degli esercizi precedenti fa parte dei documenti da recuperare presso il cabinet uscente, insieme al grande libro e alla bilancia dei conti, per garantire la continuità della contabilità.

Come il cliente genera il file

Il FEC non si crea manualmente: si esporta dal software di contabilità che il cliente utilizza già. Tutti i principali programmi francesi dispongono di una funzione dedicata — Sage, Cegid, EBP, Quadratus tra i più diffusi — accessibile in genere da un menu 'Esportazioni' o 'Obblighi fiscali'.

Il ruolo del cliente si limita a lanciare l'esportazione per il periodo richiesto e a trasmettere il file ottenuto, senza modificarlo. È qui che nascono la maggior parte delle incomprensioni: un cliente che non usa quotidianamente il gergo fiscale francese può confondere il FEC con un semplice export Excel delle scritture, o con un bilancio in PDF — che non hanno alcun valore ai fini della verifica.

La nomenclatura standard del file

Il formato del FEC è rigidamente codificato, a partire dal nome stesso del file: siren_FECAAAAMMGG.txt, dove il siren è l'identificativo dell'impresa e AAAAMMGG corrisponde alla data di chiusura dell'esercizio. Un file rinominato manualmente, o esportato con un nome diverso, può già di per sé sollevare un dubbio sulla sua conformità.

Al di là del nome, il contenuto segue una struttura a colonne fissa (numero di conto, data, giornale, libellé, importi debito e credito, tra le altre), separate da un carattere delimitatore uniforme. È questa rigidità che permette a un ispettore di aprire e controllare qualunque FEC con lo stesso strumento, qualunque sia il software di origine.

Gli errori più frequenti che portano al rifiuto

Anche quando il cliente ha buona volontà, il file esportato presenta spesso uno o più difetti che lo rendono tecnicamente non conforme.

• Codifica dei caratteri errata (accenti o caratteri speciali illeggibili), spesso dovuta a un'esportazione fatta con parametri regionali sbagliati
• Colonne mancanti o nell'ordine sbagliato rispetto allo standard atteso
• Formato delle date incoerente da una riga all'altra
• File .xlsx o .csv al posto del formato .txt richiesto
• Squilibrio tra il totale debito e il totale credito, segno di un'esportazione parziale o interrotta

Perché lo studio deve sempre verificarlo prima di trasmetterlo

Anche quando il file arriva dal cliente in tempo, non va mai inoltrato all'amministrazione senza un controllo preliminare. Uno studio esperto apre il FEC con uno strumento di verifica (spesso lo stesso tipo di controllo che userebbe l'ispettore) per confermare l'equilibrio contabile, la coerenza delle date e la struttura delle colonne prima della consegna.

Scoprire un errore di formato dopo l'invio, quando l'ispettore lo segnala, costa tempo prezioso in un contesto già sotto pressione: meglio individuare il problema in studio, quando c'è ancora margine per farlo correggere e rigenerare dal cliente.

Ottenere il FEC dal cliente giusto, nel formato giusto, senza infinite email

La parte più scivolosa non è tecnica: è organizzativa. Il FEC arriva spesso in ritardo perché il cliente non ha capito cosa gli veniva chiesto, o perché la richiesta si è persa in uno scambio di email dove si mescolano anche altri documenti della verifica. Il nostro articolo sui documenti da chiedere a un nuovo cliente commercialista tratta più in generale l'insieme dei documenti da raccogliere all'apertura di un dossier — il FEC ne è solo uno, ma spesso il più urgente e il più mal compreso quando arriva isolato.

Il modo più efficace di procedere è inviare una checklist dedicata, con una spiegazione semplice di cosa si intende per FEC e da dove esportarlo, tramite un portale sicuro dove il cliente deposita il file senza creare un account. Finché il documento manca, delle relance automatiche si occupano di sollecitarlo — utile in particolare quando il termine di quindici giorni di una verifica fiscale corre e non c'è tempo da perdere in solleciti manuali.