16 juin 2026 · 8 min de lecture
Documents à demander à un nouveau client expert-comptable
Quand un nouveau client arrive au cabinet, la qualité du dossier dépend des documents que vous demandez au démarrage. Savoir exactement quels documents demander à un nouveau client expert-comptable — sur l'entreprise, ses finances, sa fiscalité et son social — évite les allers-retours et permet de produire une comptabilité juste dès le premier mois.
Voici la liste complète des pièces à réunir, organisée par famille, avec une distinction essentielle : les pièces récurrentes que le client transmet chaque mois ou trimestre, les pièces de clôture annuelle, et les documents à récupérer lors de la reprise d'un dossier tenu par un confrère. À la fin, une méthode pour envoyer une checklist d'onboarding plutôt que de relancer par email.
Les 4 familles de documents d'un nouveau dossier client
Quel que soit le profil du client, un dossier comptable repose sur les mêmes grandes familles de pièces. Les connaître permet de tout demander d'un coup à l'entrée, plutôt que de réclamer un justificatif à la fois au fil de la production.
Les quatre familles sont : les pièces sur l'entreprise (identité juridique et fiscale), les documents financiers (banque, factures, comptes annuels), les documents fiscaux (TVA, résultat, cotisations) et les documents sociaux (paie et contrats).
Documents sur l'entreprise
Ces pièces établissent l'identité juridique et fiscale du client. Elles sont à demander une seule fois à l'ouverture du dossier, puis à mettre à jour en cas de modification (changement de gérant, de siège, de capital).
- Extrait Kbis de moins de 3 mois
- Statuts à jour de la société
- Identifiants fiscaux : numéro SIREN/SIRET et numéro de TVA intracommunautaire
- Registre des immobilisations et tableau d'amortissement en cours
- Mandat SEPA, coordonnées bancaires et liste des comptes ouverts au nom de l'entreprise
Documents financiers
C'est le cœur de la production comptable. Ces pièces alimentent la saisie et le rapprochement bancaire. Certaines reviennent chaque mois, d'autres une fois par an à la clôture.
- Relevés bancaires de tous les comptes professionnels
- Factures clients (ventes) et factures fournisseurs (achats)
- Relevés de cartes bancaires et notes de frais
- Bilan et compte de résultat de l'exercice précédent
- Détail des emprunts en cours et tableaux d'amortissement des prêts
Documents fiscaux
Ces documents permettent de reprendre la situation fiscale du client et d'assurer la continuité des déclarations. Ils sont indispensables pour vérifier ce qui a déjà été déclaré avant votre prise en charge.
- Déclarations de TVA des derniers mois ou trimestres (CA3 ou CA12)
- Déclaration de résultat du dernier exercice (liasse fiscale 2031 ou 2065)
- Déclarations de cotisations sociales du dirigeant (TNS)
- Avis d'acomptes et de paiement de CFE, CVAE et impôt sur les sociétés
- Attestation de régularité fiscale si elle est disponible
Documents sociaux
Si le client emploie des salariés, ou si vous reprenez la paie, ces pièces sont nécessaires pour produire les bulletins et les déclarations sociales sans rupture.
- Contrats de travail de tous les salariés et avenants éventuels
- Bulletins de paie de l'année en cours
- Déclaration sociale nominative (DSN) des mois précédents
- Convention collective applicable et registre du personnel
- Affiliations aux caisses de retraite, prévoyance et mutuelle
Récurrent, clôture ou reprise : trois logiques à distinguer
Toutes les pièces ne se demandent pas au même moment. Bien distinguer les trois cas évite de réclamer en clôture des documents qu'il fallait obtenir dès l'entrée, ou de relancer un client pour des pièces que seul l'ancien cabinet détient.
Pièces récurrentes
Chaque mois ou chaque trimestre, le client transmet ses relevés bancaires, ses factures de vente et d'achat, ses notes de frais et ses relevés de cartes. Ce sont ces pièces qui font l'objet des relances les plus fréquentes, car elles conditionnent la TVA et la saisie.
Pièces de clôture
Une fois par an, la clôture impose des pièces supplémentaires : état des stocks, justificatifs des immobilisations de l'exercice, relevés bancaires de décembre, détail des comptes courants d'associés et des provisions. Anticiper cette liste évite la course aux justificatifs en fin d'exercice. Pour le détail complet de ces pièces propres à la clôture, voir notre article dédié aux documents pour la clôture d'un exercice comptable.
Reprise d'un dossier d'un confrère
Quand le client vient d'un autre cabinet, vous devez récupérer le grand livre, la balance, le fichier des écritures comptables (FEC), le dernier bilan, les liasses fiscales et les déclarations de TVA de l'exercice. Le lettre de mission de l'ancien expert et la transmission du dossier se font dans le respect des règles déontologiques de l'Ordre. Le FEC en particulier doit respecter un format précis et correspondre exactement à l'exercice demandé : notre article dédié au FEC (fichier des écritures comptables) détaille ce format et les erreurs qui le font rejeter.
Envoyer une checklist d'onboarding plutôt que de réclamer par email
Connaître la liste ne suffit pas : encore faut-il que le client transmette chaque pièce, au bon format, sans que le cabinet relance dix fois. Par email, les documents arrivent en désordre, certains manquent, et c'est le collaborateur qui passe son temps à courir après les justificatifs au lieu de produire.
La méthode efficace : une checklist d'onboarding réutilisable, envoyée via un portail sécurisé. Le client voit exactement les documents à fournir, les dépose sans créer de compte, et des relances automatiques s'occupent du reste jusqu'à ce que le dossier soit complet. La même checklist sert pour chaque nouveau client, et se décline pour les pièces récurrentes mensuelles.
Questions fréquentes
- Quels documents demander en priorité à un nouveau client ?
- Commencez par les pièces sur l'entreprise (Kbis, statuts, identifiants fiscaux) et le bilan ainsi que les déclarations de l'exercice précédent. Elles permettent d'ouvrir le dossier et de vérifier la situation fiscale avant la première production.
- Que récupérer auprès de l'ancien cabinet en cas de reprise ?
- Le grand livre, la balance, le fichier des écritures comptables (FEC), le dernier bilan, les liasses fiscales et les déclarations de TVA de l'exercice. La transmission se fait dans le respect des règles déontologiques de l'Ordre.
- Quelles pièces le client transmet-il chaque mois ?
- Les relevés bancaires, les factures clients et fournisseurs, les notes de frais et les relevés de cartes bancaires. Ce sont les pièces récurrentes qui conditionnent la TVA et la saisie.
- Comment éviter de relancer le client pour chaque justificatif ?
- En envoyant une checklist d'onboarding suivie via un portail sécurisé : le client voit ce qu'il reste à fournir, dépose ses pièces sans compte, et des relances automatiques évitent les oublis.
Pour aller plus loin
Votre prochain dossier peut être complet sans un seul email.