FEC (fichier des écritures comptables) : c'est quoi et comment le demander à un client

Le FEC, une obligation légale précise

Le fichier des écritures comptables est défini par l'article L47 A du livre des procédures fiscales et par l'arrêté du 29 juillet 2013 : toute entreprise qui tient sa comptabilité au moyen d'un système informatisé, et qui est soumise à l'impôt sur les sociétés ou à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices professionnels, doit être en mesure de produire un FEC pour chaque exercice.

Ce n'est pas un document facultatif ni une exportation de confort : c'est une obligation légale, vérifiée en priorité par l'administration lors d'un contrôle. Une entreprise qui ne peut pas produire un FEC conforme s'expose à des sanctions spécifiques, indépendamment d'un éventuel redressement sur le fond.

Un format de fichier strictement normalisé

Le FEC n'est pas un simple export Excel ou un extrait de grand livre : c'est un fichier texte plat (le plus souvent en .txt), dont chaque ligne correspond à une écriture comptable, avec des colonnes dans un ordre précis, séparées par un caractère unique (une barre verticale « | » dans la grande majorité des cas).

La norme impose une liste fixe de champs obligatoires, dont voici les principaux :

• JournalCode et JournalLib — code et libellé du journal
• EcritureNum et EcritureDate — numéro et date de l'écriture
• CompteNum et CompteLib — numéro et libellé du compte
• PieceRef et PieceDate — référence et date de la pièce justificative
• EcritureLib, Debit, Credit — libellé et montants de l'écriture
• EcritureLet, DateLet, ValidDate — lettrage et date de validation

Qui doit fournir le FEC, et dans quels contextes le cabinet en a besoin

L'obligation de remettre le FEC pèse sur l'entreprise elle-même, pas sur son cabinet comptable. Mais dans la pratique, c'est presque toujours l'expert-comptable qui génère ou vérifie le fichier pour le compte de son client, car c'est lui qui maîtrise le logiciel de comptabilité et le format attendu.

Deux situations amènent le cabinet à réclamer un FEC : le contrôle fiscal du client, où le fichier doit être remis dans un délai resserré — en pratique de quelques jours à deux semaines selon les modalités fixées par l'avis de vérification — et la reprise d'un dossier tenu par un confrère, où le FEC de l'exercice précédent permet de vérifier la cohérence des soldes avant de reprendre la comptabilité.

Comment le client génère son FEC

Tous les éditeurs de logiciels de comptabilité utilisés en France proposent une fonction d'export FEC, généralement accessible depuis un menu « Export », « FEC » ou « Obligations légales ». Sage, Cegid, EBP, Quadratus et la plupart des solutions en ligne génèrent le fichier en quelques clics, une fois l'exercice clôturé.

Le point d'attention n'est pas la génération elle-même, mais le moment où elle intervient : un FEC exporté avant la clôture définitive de l'exercice, ou après une écriture de régularisation passée en dehors du logiciel, peut ne pas correspondre à la version qui sera présentée en cas de contrôle. Le client doit toujours régénérer le fichier après la clôture finale.

• Sage : menu Fichier > Export > FEC
• Cegid : module Obligations légales > Export FEC
• EBP : Outils > Export FEC
• Quadratus : menu Utilitaires > Export FEC
• Si le menu n'existe pas : contacter l'éditeur, l'export FEC est une obligation réglementaire que tout logiciel agréé doit proposer

Le nommage normalisé du fichier

Le nom du fichier est lui aussi imposé par la réglementation : il reprend le numéro SIREN de l'entreprise, suivi de la mention FEC, puis de la date de clôture de l'exercice au format AAAAMMJJ, avec l'extension .txt — par exemple 123456789FEC20251231.txt.

Certains éditeurs insèrent un caractère de séparation avant la mention FEC, une variante généralement tolérée en pratique. Ce qui compte pour le cabinet, c'est de vérifier que le SIREN et la date de clôture figurant dans le nom du fichier correspondent bien à l'exercice demandé — une confusion fréquente quand un client transmet plusieurs FEC d'exercices différents en même temps.

Les erreurs fréquentes qui font rejeter un FEC

Un FEC mal préparé ne se voit pas toujours à l'œil nu : il faut l'ouvrir, et parfois le tester, pour repérer les non-conformités. Les rejets les plus courants tiennent à un petit nombre de causes récurrentes.

• Un encodage incorrect, qui déforme les caractères accentués
• Un séparateur de colonnes non conforme, ou incohérent d'une ligne à l'autre
• Des colonnes obligatoires manquantes ou renommées par rapport à la norme
• Des montants au format français (virgule, espace comme séparateur de milliers) au lieu du format attendu
• Un fichier exporté au format tableur (xls, xlsx) au lieu d'un fichier texte plat
• Des écritures non validées, ou un exercice non clôturé au moment de l'export

Comment le cabinet doit vérifier un FEC avant transmission

Avant de transmettre un FEC à l'administration, ou de l'intégrer dans un dossier repris, quelques vérifications simples évitent une mauvaise surprise : ouvrir le fichier dans un éditeur de texte (pas dans un tableur, qui peut altérer le format) pour contrôler l'encodage et le séparateur, vérifier que le nombre de colonnes est constant sur toutes les lignes, et s'assurer que la somme des débits égale la somme des crédits.

Des outils de test FEC, dont celui mis à disposition par l'administration, permettent de faire cette vérification automatiquement et de repérer les anomalies avant qu'elles ne posent problème en contrôle. Un cabinet qui vérifie systématiquement le FEC à réception gagne un temps précieux le jour où l'administration en fait la demande.

Obtenir le bon FEC, au bon format, dès le premier envoi

La difficulté n'est rarement de savoir ce qu'est un FEC : c'est d'obtenir du client le bon fichier, pour le bon exercice, sans devoir relancer trois fois parce qu'il a envoyé un tableau au lieu d'un fichier texte, ou le FEC de l'année précédente par erreur.

La méthode qui évite ces allers-retours : une checklist précise — « FEC de l'exercice clos le [date], format .txt » — envoyée via un portail sécurisé plutôt que par email. Le client dépose le fichier attendu, sans confusion possible sur l'exercice concerné, et des relances automatiques prennent le relais tant que le document n'est pas arrivé — utile aussi bien pour préparer un contrôle fiscal que pour sécuriser la reprise d'un dossier.